RPA nedir, yazılım robotu tam olarak ne yapar
RPA, bir çalışanın klavye ve fareyle yaptığı adımları kaydedilmiş kurallarla tekrarlayan yazılımdır. Robot bir kurumsal kaynak planlama (ERP) ekranına girer, alanları doldurur, Excel dosyasını açar, e-postadaki eki indirir ve sonucu başka bir sisteme yazar. Arada insan yoksa buna gözetimsiz (unattended) robot denir. Çalışanın bilgisayarında onun başlattığı robota gözetimli (attended) robot denir.
RPA'nın asıl değeri entegrasyonu olmayan sistemlerde ortaya çıkar. Muhasebe programınız, bankanın kurumsal ekranı ya da yıllar önce yazılmış bir iç uygulama dışarıya uygulama programlama arayüzü (API) sunmuyorsa robot kullanıcı arayüzü üzerinden çalışır. Sistemler arasında API varsa çoğu zaman doğrudan entegrasyon daha sağlam bir seçimdir. RPA, yapay zeka otomasyon hizmetleri arasında ekran üzerinden çalışan otomasyon türüdür.
Akıllı otomasyon, robota yapay zeka eklemek neyi değiştirir
Akıllı otomasyon, kural tabanlı robotun yapamadığı yorum gerektiren adımları yapay zekaya devretmektir. Klasik robot yalnız yapısı sabit veriyle çalışır. Tedarikçiden gelen fatura her seferinde farklı düzende geldiğinde robot takılır. Optik karakter tanıma (OCR) ile büyük dil modeli (LLM) birlikte kullanıldığında robot faturadaki tutarı, vergi numarasını ve kalemleri okuyup yapılandırılmış veriye çevirir. UiPath tarafında bu işi Document Understanding (yeni sekmede açılır) bileşeni üstlenir.
Belgeden veri çıkarımını tek başına bir proje olarak ele almak istiyorsanız OCR ve LLM ile belge işleme sistemleri sayfamız bu konuyu ayrıntılı anlatır. RPA projesinde ise belge okuma, robotun akışındaki adımlardan biridir.
Aşağıdaki tablo dört yaklaşımı yan yana koyar:
| Yaklaşım | Nasıl çalışır | Uygun olduğu durum |
|---|---|---|
| Klasik RPA | Ekran üzerinden sabit kurallarla tıklar ve yazar | API'siz eski sistem, düzeni değişmeyen veri |
| Akıllı otomasyon | Robot akışına belge okuma, sınıflandırma ya da özetleme ekler | Fatura, sipariş formu, serbest metinli e-posta |
| İş akışı otomasyonu | Bulut uygulamalarını API ile birbirine bağlar | Müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), e-posta, tablo ve mesajlaşma araçları arasında akış |
| Yapay zeka ajanı | Hedefi alır, adımları kendisi planlar, araç çağırır | Adımları önceden tam bilinmeyen görevler |
Bulut uygulamaları arasında API ile kurulan akışlar için n8n ve Make ile iş akışı otomasyonu daha hafif bir yoldur. Adımları kendisi seçen sistemler içinse yapay zeka ajanı geliştirme hizmetine bakın.
Hangi işler robotik süreç otomasyonuna uygundur
Robotik süreç otomasyonuna en uygun işler sık tekrarlanan, kuralı yazıya dökülebilen ve dijital girdiyle başlayan işlerdir. Bir işi aday listesine almadan önce şu soruları sorarız:
- İş haftada kaç kez yapılıyor ve her seferinde aynı adımları mı izliyor?
- Girdi dijital mi, yoksa önce taranması gereken kağıt mı?
- Kural istisnaları sayılabilir mi, yoksa her vaka ayrı bir karar mı istiyor?
- Robotun çalıştığı ekranlar sık değişiyor mu?
- Hata yapıldığında bedeli ne, insan kontrolü nerede şart?
Ekranı her ay değişen bir web portalında çalışan robot sürekli bakım ister. Böyle bir iş kağıt üstünde cazip görünse de toplam maliyeti yüksek çıkar. Hangi sürecin önce otomatikleşeceğine olay kayıtlarıyla karar vermek isterseniz süreç madenciliği ile süreç iyileştirme çalışması doğru başlangıçtır.
UiPath mı, Power Automate mı, platform nasıl seçilir
RPA platformu seçimi mevcut lisanslarınıza, ölçeğinize ve robotu kimin bakımını yapacağına bağlıdır. Microsoft 365 kullanan ve az sayıda masaüstü akışı olan bir şirket için Power Automate masaüstü akışları (yeni sekmede açılır) doğal bir başlangıçtır. Yüzlerce robotu merkezden yöneten, kuyruk ve iş yükü dağıtımı isteyen yapılarda UiPath, Automation Anywhere ya da SS&C Blue Prism daha olgun yönetim araçları sunar.
Platform kararında önce robotların şirket içinde mi bulutta mı çalışacağına bakarız. Orchestrator benzeri merkezi yönetim ihtiyacı ile kimlik doğrulama yöntemi ikinci sıradadır. Şirket içinde geliştirici olup olmadığı ve lisansın hesaplanma biçimi de kararı değiştirir. Kararı satıcının önerisine değil, kendi altyapınıza ve bakım kapasitenize göre verin. Robotların bakımını kendi ekibinizde tutmak istemiyorsanız yönetilen otomasyon hizmeti bu yükü üstlenir.
RPA projesinin maliyeti neye bağlı
RPA projesinin maliyeti robot sayısına değil, otomatikleşen sürecin karmaşıklığına ve bakım yüküne bağlıdır. Teklifi belirleyen başlıca etkenler şunlardır:
- Robotun girdiği sistem sayısı ve bu sistemlerin ekran kararlılığı
- İstisna sayısı ve insan onayı gereken adımlar
- Belge okuma ya da sınıflandırma gibi yapay zeka adımı olup olmadığı
- Platform lisansının sizde mevcut olup olmadığı
- Test ortamı erişimi ve canlıya geçiş sonrası destek süresi
Fiyatı bir süreç analizinden sonra yazılı olarak veririz. Ücretsiz ilk görüşmede sürecin adım listesini, aylık iş hacmini ve kullanılan ekranların birkaç örneğini isteriz. Bu bilgilerle otomasyon teklifi için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
KVKK ve robot hesaplarının güvenliği
Yazılım robotu kişisel veriye dokunuyorsa KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamındaki veri güvenliği yükümlülükleri robot için de geçerlidir. 6698 sayılı Kanun'un 12. maddesi veri sorumlusuna uygun güvenlik düzeyini sağlayacak teknik ve idari tedbirleri yükler. Robot hesapları bu yüzden kişiye bağlı olmayan ayrı kullanıcılarla, en az yetkiyle açılır. Parolalar kod içinde değil şifreli bir kasada tutulur.
Robotun her işlemi zaman damgasıyla kayda geçer. Robotu yöneten bulut servisi yurt dışındaysa Kanun'un 7499 sayılı Kanunla değişen ve 1 Haziran 2024'te yürürlüğe giren 9. maddesindeki aktarım kuralları devreye girer. Bu değerlendirmeyi hukuk danışmanınızla birlikte yaparız. Kanun metnine mevzuat.gov.tr üzerinden (yeni sekmede açılır) ulaşabilirsiniz.
Sektörlere göre kullanım alanları
- kullanım alanı 01
Tedarikçi faturası girişi
Robot e-postayla gelen PDF faturaları okur, tutarı ve vergi numarasını çıkarır, satın alma siparişiyle eşleştirip ERP'ye kaydeder. Eşleşmeyen faturalar insan onayına düşer.
- kullanım alanı 02
Banka mutabakatı
Robot bankanın kurumsal ekranından hesap hareketlerini indirir ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırır. Farkları ayrı bir listede raporlar.
- kullanım alanı 03
Sipariş formlarının aktarımı
Örneğin bir toptancı firma bayilerden farklı düzende gelen sipariş formlarını robotla okutup stok sistemine aktarabilir.
- kullanım alanı 04
Personel giriş ve çıkış işlemleri
Yeni çalışan için kullanıcı hesabı açma, yetki tanımlama ve donanım talebi gibi adımlar tek bir robot akışında yürür.
- kullanım alanı 05
Dönem sonu raporları
Robot birkaç sistemden veriyi toplar, raporu şablona işler ve ilgili kişilere gönderir.