Süreç iyileştirme çalışması size ne verir
Süreç iyileştirme çalışması, kağıt üzerindeki süreç ile gerçekte yaşanan süreç arasındaki farkı ölçülebilir hale getirir. Çoğu şirkette satın alma süreci beş adımlı bir şema olarak anlatılır. Kayıtlara bakıldığında aynı sürecin onlarca farklı yoldan aktığı, bazı taleplerin onay için günlerce beklediği ve faturaların bir kısmının iki kez düzeltildiği görülür.
Çalışmanın sonunda elinizde üç şey olur:
- Sürecin gerçek haritası ve en sık izlenen yollar (varyantlar)
- Bekleme, yeniden işleme ve kural dışı adımların sayısal dökümü
- Her darboğaz için önerilen çözüm türü ve beklenen etkisiyle sıralanmış bir eylem listesi
Bu hizmet analizle biter. Eylem listesindeki otomasyon işleri ayrı projeler olarak ele alınır. Analiz şirket çapında bir dönüşüm programının parçasıysa yapay zeka dönüşüm danışmanlığı çerçeveyi belirler.
Çalışmaya başlamak için en uygun zaman, otomasyona bütçe ayırmadan öncesidir. Yanlış süreci otomatikleştirmek, verimsiz bir akışı daha hızlı çalıştırmak anlamına gelir. Yeni bir ERP geçişi, birleşme ya da hızlı büyüme sonrasında süreçler kendiliğinden dağıldığında da analiz, neyin değiştiğini kişilerin hafızasına değil kayıtlara dayanarak gösterir.
Süreç madenciliği nasıl çalışır
Süreç madenciliği, ERP ya da CRM gibi sistemlerin tuttuğu olay kayıtlarından süreç haritasını otomatik olarak çıkaran yöntemdir. ERP kurumsal kaynak planlama, CRM müşteri ilişkileri yönetimi yazılımıdır. Her kayıtta üç bilgi bulunmalıdır: vaka kimliği (sipariş numarası gibi), yapılan işin adı ve zaman damgası. Bu üçlü bir araya geldiğinde algoritma hangi işin hangisinden sonra geldiğini ve aradaki süreyi hesaplar.
Olay kayıtlarını araçlar arasında taşımak için IEEE 1849 numaralı XES standardı (yeni sekmede açılır) kullanılır. Standart ilk kez 2016'da yayımlandı, 2023'te revize edildi. Bir siparişin birden fazla fatura ve sevkiyatla ilişkili olduğu durumlarda tek vaka kimliği yetmez. Bu tür nesne merkezli süreçler için OCEL biçimi (yeni sekmede açılır) daha doğru bir tablo verir.
Analizde Celonis, UiPath Process Mining, SAP Signavio ya da açık kaynak Python kütüphanesi PM4Py kullanılabilir. Microsoft tarafında Power Automate süreç madenciliği (yeni sekmede açılır) sistem kayıtlarını, görev madenciliği ise masaüstündeki tıklama adımlarını inceler. Aracı mevcut lisanslarınıza ve veri hacmine göre seçeriz.
Darboğaz ve verim kaybı nasıl tespit edilir
Darboğaz, iş akışında vakaların en uzun beklediği ya da en sık geri döndüğü adımdır. Süreç haritası çıktıktan sonra şu ölçülere bakarız:
- Uçtan uca süre ve adımlar arasındaki bekleme süresi
- Yeniden işleme döngüleri, örneğin aynı faturanın iki kez onaya gitmesi
- Varyant sayısı ve en sık beş yolun toplam vakadaki payı
- Tanımlı süreç modeline uyum, yani onay adımı atlanan vakalar
Yapay zekanın katkısı bu ölçülerin arkasındaki nedeni bulmaktadır. Büyük dil modeli (LLM), talep notları ya da e-posta gibi serbest metinleri sınıflandırarak gecikmenin en sık hangi gerekçeyle yaşandığını gösterir. Makine öğrenmesi modeli de hangi vakanın gecikme riski taşıdığını önceden işaretleyebilir. Bu sonuçları yönetimin takip edeceği bir göstergeye taşımak isterseniz Power BI ile iş zekası çözümleri sayfamıza bakın.
Otomasyon adayları nasıl önceliklendirilir
Otomasyon adayları hacim, kural netliği ve hata maliyetine göre puanlanarak sıralanır. Her darboğaz otomasyonla çözülmez. Bazen bir onay adımını kaldırmak ya da form alanını zorunlu yapmak robottan daha ucuz ve kalıcı sonuç verir. Aşağıdaki tablo, analizde kullandığımız karar mantığını özetler:
| Bulgu | Önerilen çözüm türü |
|---|---|
| Gereksiz onay ya da tekrarlanan kontrol | Süreç tasarımı değişikliği, yazılım gerekmez |
| Uygulama programlama arayüzü (API) olmayan eski sistemde tekrar eden ekran işi | Robotik süreç otomasyonu |
| Bulut uygulamaları arasında elle veri taşıma | İş akışı otomasyonu |
| Serbest metinli taleplerin elle dağıtılması | Yapay zeka sınıflandırma adımı |
| Az tekrarlanan, her seferinde farklı karar | İnsanda kalır, karar destek bilgisi sunulur |
Ekran üzerinden çalışan robotlar için RPA ve akıllı otomasyon hizmeti, uygulamalar arası akışlar için iş akışı otomasyonu hizmeti devreye girer. Analizi yapan ekip uygulamayı da yapabilir ama eylem listesi hangi ekip uygularsa uygulasın kullanılabilir biçimde teslim edilir. Kurulan otomasyonların günlük işletimini dışarı vermek isterseniz yapay zeka workflow hizmeti devreye girer.
Süreç analizinin maliyeti neye bağlı
Süreç analizinin maliyeti incelenen süreç sayısına ve olay kayıtlarının ne kadar hazır olduğuna bağlıdır. Teklifi belirleyen etkenler şunlardır:
- Kayıtların tek sistemde mi birden fazla sistemde mi tutulduğu
- Vaka kimliğinin sistemler arasında eşleşip eşleşmediği
- Görev madenciliği, yani masaüstü kaydı isteyip istemediğiniz
- Süreç madenciliği aracı lisansının sizde olup olmadığı
- Sonuçların tek seferlik rapor mu, sürekli izlenen gösterge mi olacağı
Ücretsiz ilk görüşmede incelemek istediğiniz süreci, kullanılan sistemleri ve varsa örnek bir kayıt dışa aktarımını isteriz. Bu bilgilerle kapsamı ve fiyatı yazılı veririz. Süreç analizi için görüşme talebinizi iletişim sayfasından iletebilirsiniz. Süreç iyileştirme, yapay zeka otomasyon hizmetleri içinde otomasyondan önce gelen analiz adımıdır.
KVKK ve çalışan verisi boyutu
Süreç madenciliği kayıtları çoğu zaman işlemi yapan çalışanın kullanıcı adını içerir, bu da KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamında kişisel veridir. Masaüstü tıklamalarını kaydeden görev madenciliğinde bu boyut daha da belirgindir. 6698 sayılı Kanun'un 4. maddesi verinin amaçla bağlantılı ve ölçülü işlenmesini, 10. maddesi ilgili kişinin aydınlatılmasını ister.
Analizde amaç kişiyi değil süreci ölçmektir. Kullanıcı adlarını analizden önce takma kimliklere çeviririz ve bireysel performans raporu üretmeyiz. Görev madenciliği başlamadan önce aydınlatma metnini ve kapsamı hukuk danışmanınızla birlikte netleştirmenizi öneririz.
Sektörlere göre kullanım alanları
- kullanım alanı 01
Satın alma onay süresi
Talepten siparişe geçen sürenin hangi onay adımında uzadığı ölçülür. Gereksiz ikinci onaylar ve tutar sınırları yeniden ele alınır.
- kullanım alanı 02
Tahsilat gecikmeleri
Faturadan tahsilata kadar geçen sürede itiraz, düzeltme ve tekrar gönderim döngüleri ayrıştırılır.
- kullanım alanı 03
Müşteri talebi yönetimi
Örneğin bir yazılım şirketi destek taleplerinin hangi ekipler arasında kaç kez el değiştirdiğini görerek yönlendirme kuralını düzeltebilir.
- kullanım alanı 04
Sipariş karşılama
Siparişten sevkiyata uzanan adımlarda stok kontrolü ve kredi onayının yarattığı beklemeler ortaya çıkarılır.
- kullanım alanı 05
Otomasyon yol haritası
Birden fazla süreçteki otomasyon adayları aynı ölçütlerle puanlanır ve yatırım sırası belirlenir.